Dieses Kapitel bietet einen kurzen Überblick über die Möglichkeiten zur Strukturierung einer Präsentation. Eine Umfassende Anleitung zur Anwendung können Sie als Mitarbeiter in den internen PowerPoint-Schulungen erhalten.

Kapitel und Navigation

Zur besseren Orientierung können Folien in einer Präsentation themenmäßig zu Kapiteln in einer Navigation zusammengefasst werden.

Wählen Sie im „Layout Wizard“ in der Sektion „Structure“ über die Schaltfläche „Presentation options“ aus, ob nur das jeweilige Kapitel (Chapter Titles) oder die kompletten Kapitel Ihrer Präsentation als Navigationsleiste (Slide Navigation) gezeigt werden sollen.

1-Presentation-Options

Auswahl im „Layout Wizard“ - „Structure“ - „Presentation options“

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Auswahl über „Slides using“ - Kapitel: „Chapter Titles“, Navigationsleiste: „Slide Navigation“

Links: Kapitelansicht, rechts: Navigationsleiste

In beiden Darstellungsvarianten sind die Einträge als Hyperlinks gestaltet, so dass im Präsentationsmodus durch Anklicken eines Navigationseintrags auf die Hauptfolie dieses Kapitels gewechselt wird.

Kapitel / Navigationseintrag erstellen

  • Klicken Sie die Folie an, die mit einem Eintrag versehen werden soll
  • Im „Layout Wizard“ in der Sektion „Structure“ klicken Sie die auf „Insert Chapter“. Wählen Sie nun bei „Item is a“ -  „Chapter/Navigation“ aus und füllen das Textfeld „Agenda text“ mit dem Namen des Kapitels. Der hier eingegebene Text wird automatisch im Feld „Navigation text“ übernommen, jedoch ist in dieser Anzeige die Zeichenzahl stärker begrenzt
  • Durch Setzen des Häkchens bei „Insert chapter slide“ wird eine Kapiteltrennfolie vor dem Kapitel eingefügt
  • Alternativ können Sie einen Navigationseitrag in der Sektion „Navigation“ auch über die Schaltfläche „Insert Navigation Item“ erzeugen und über „Insert new slide“ auch Kapiteltrennfolien einfügen
Navigationseintrag-Kapitel-erstellen

Erstellung eines Kapitels / Navigationseintrag

Kapitel / Navigationseinträge ändern

  • Zum Ändern des Kapitels / Navigationseintrages wählen Sie die Funktion „Rename chapter“

Kapitel / Navigationseiträge löschen

  • Um einen einzelnen Navigationseitrag zu entfernen wählen Sie die Funktion „Rename chapter“ und löschen den in den Feldern erfassten Text
  • Alternativ können Sie einen einzelnen Navigationseintrag in der Sektion „Navigation“ auch über die Schaltfläche „Delete Navigation Item“ löschen
  • Um die gesamte Navigation zu entfernen, wählen Sie im „Layout Wizard“ in der Sektion „Navigation“ die Funktion „Delete all navigation items“

Kapitel / Navigationseinträge fehlerhaft angezeigt

  • Falls Kapitel- oder Navigationseinträge nicht korrekt angezeigt werden, versuchen Sie die Funktionen „Show/Hide Navigation“ oder „Rebuild“, die einige Formatfelder in einer Präsentation korrigieren.
Rebuild

Korrektur fehlerhafter Kapitel- und Navigationseinträge über „Show/Hide Navigation“ oder „Rebuild“.

Seitenzahlen und Agenda

Fügen Sie Seitenzahlen und Agenda möglichst am Ende der Präsentationserstellung ein. Nachträglich eingefügte Folien und Kapitel können zu Fehlern führen.

Seitenzahlen einfügen

  • Markieren Sie alle Folien Ihrer Präsentation, am schnellsten über „Strg“ + A“
  • Wählen Sie im „Layout Wizard“ die Funktion „Numbering“ und die von Ihnen präferierte Nummerierungs-Variante aus
  • In Präsentationen werden Titel-, Agenda- sowie Kapiteltrennfolien nicht mitgezählt und somit automatisch bei der Nummerierung nicht mit einer Seitenzahl versehen

Agenda erstellen

Sie können aus den Kapitel- sowie Navigationseinträge eine Folie mit einer Zusammenfassung (Agenda) erstellen.

  • Klicken Sie im „Layout Wizard“ in der Sektion „Structure“ auf die Funktion „Insert Agenda“
  • Die Kapitel- bzw. Navigationseinträge und Seitenzahlen werden ausgelesen und daraus eine neue Folie erstellt
  • Vergeben Sie einen Titel wie „Agenda“ oder „Inhaltsverzeichnis“

Fußzeile, Quellangaben und Fazitzeile

Fußzeile ausfüllen

Die Fußzeile ist auf jeder Folie bereits als Platzhalterfeld „Footer“ unten links neben den Seitenzahlen angelegt und kann mit dem Titel der Präsentation versehen werden.

  • Wählen Sie im „Layout Wizard“ in der Sektion „Strucure“ die Funktion „Presentation Options“
  • Setzen Sie das Häkchen bei „Repeat title of presentation on footer area on each slide“
Screenshot-Footer

Fußzeile mit Präsentationstitel füllen

Quellen angeben

Quellangaben werden besonders formatiert und unten auf der Folie angegeben. Um Ihnen die Eingabe zu erleichtern, nutzen Sie bitte folgende Funktion:

  • Klicken Sie im „Layout Wizard“ in der Sektion „Insert“ auf „Insert source box“
  • Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster den Text ein. Mit der Tastenkombination „Strg+Enter“ können Sie einen Zeilenumbruch einfügen und so Fußnoten auch mehrzeilig darstellen
  • Beenden Sie die Eingabe mit Klick auf „OK“ oder „Enter“

Fazitzeile einfügen

Sie können, zur Visualisierung, wichtige Inhalte einer Folie in einer Fazitzeile zusammenfassen. Diese wird dann, analog unseres Corporate Designs, mit dem Symbol einer Sprechblase eingefügt:

  • Klicken Sie im „Layout Wizard“ in der Sektion „Insert“ auf „Insert conclusion box“
  • Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster den Text ein. Die Zeicheneingabe ist automatisch begrenzt
  • Die Fazitzeile wird wieder entfernt, wenn Sie den Text in der Box löschen

conclusionbox

Beispiel Fazitzeile aus der Standard Unternehmenspräsentation